Det framgångsrika dialogarbetet mellan entreprenörer och tjänstemän gav kraft att på nytt ta tag i den välbekanta frågan om bristfälliga traktdirektiv. – Det blev katalysatorn där vi insåg att det råder en intern kommunikationsbubbla. Nu börjar vi städa framför egen dörr! säger Magnus Aretorn, skogsvårdschef Holmen Skog.
Text: ELIN FRIES elin.fries@bitzer.se
Magnus Aretorn, skogsvårdschef Holmen Skog.
Dåliga, bristfälliga traktdirektiv har varit en lika återkommande som svårlöst huvudvärk för skogsbranschen. Kan det förklaras med ny personal? Många variabler i skogen? Tidsbrist? Eller är dåliga traktdirektiv snarare symtomet på ett annat problem? På Holmen Skog kom ett framsynt initiativ att utveckla dialogen mellan entreprenörer och tjänstemän att kasta nytt ljus på ett välkänt problem; den goda dialogen med entreprenören förutsätter att vi även har den med varandra internt, mellan funktioner.
Ledde till frustration
– Träningen i feedbacksamtal mellan produktions- eller skogsvårdsledare och entreprenör kom ofta att handla om brister i traktdirektivet och den frustration det ledde till. En gemensam upplevelse av ett sedan länge känt problem har framkommit tydligare i den nya funktionella organisationen, säger Bodel Norrby, organisations- och ledarskapsutvecklare på Skogforsk som tränar och handleder de tolv cheferna som leder dialogarbetet i sina respektive avdelningar.
Bodel Norby, organisations- och ledarskapsutvecklare på Skogforsk tränar och handleder tolv chefer på Holmen som leder dialogarbetet
i sina respektive avdelningar.
En väckarklocka
Den andra väckarklockan blev företagets senaste medarbetarundersökning.
– Vi såg ett behov av ökad samverkan bland medarbetarna, framförallt på produktions- och skogsvårdssidan, konstaterar Magnus Aretorn.
Då traktdirektiven på Holmen, likt många andra organisationer, ofta görs i samband med virkesköpet hamnar produktion och skogsvård i ett läge där de ställs till svars inför entreprenören, för en arbetsinstruktion de själva inte utformat, för en trakt de själva oftast inte sett. Kvaliteten på traktdirektivet kan vara skillnaden mellan en smidig arbetsdag och en fullständig katastrof.
Då traktdirektivet utgör själva ritningen för arbetets utförande är det avgörande för entreprenörsföretagets lönsamhet.
–En av våra bästa entreprenörer anser att det är mer värt att få bra traktdirektiv än en höjning av ersättningen, säger Magnus Aretorn.
Funktionella organisationers akilleshäl
Intressekonflikter mellan olika funktioner inom en organisation är vanliga, enligtDianne Staal Wästerlund, lektor i arbetsvetenskap vid SLU. Till saken hör att Holmen 2018 tog det slutliga steget att gå från en geografiskt uppdelad organisation till en funktionell indelning av köp, logistik, produktion/skogsvård samt egen skog.
En funktionell organisation utmärks av specialisering av arbetsuppgifter och medarbetare har lättare att bli experter inom ett specifikt område. Modellen används numera av nästan alla skogsföretag.
Men en funktionell organisation ställer höga krav på kommunikation och samordning, visar forskning och samlad erfarenhet.
– När man kommer längre ned i hierarkin och ska koordinera mellan olika funktioner kan det uppstå olika idéer om vad som är viktigt, och att man tänker i olika banor. Man förstår inte varandra och det kan uppstå kommunikationsproblem. De här problemen är klassiska, säger Dianne Staal Wästerlund.
Hon fortsätter:
– Utmaningar med funktionella organisationer inom skogsbruket konkretiseras längst ned i hierarkin – i just traktdirektiven.
Dianne Staal Wästerlund, lektor i arbetsvetenskap vid SLU.
Nya samverkansytor
Generellt har omorganiseringen tagits väl emot av Holmens medarbetare, med de förändringar den inneburit.
– När vi hade en areell funktion löste vi alla frågor inom distrikten, på kontoren. Med en stuprörsorganisation måste vi hitta nya samverkansytor, säger Hans Ångman, produktionschef vid region Mitt.
En lösning skulle vara att använda samma metodik som tidigare funnits mellan enteprenörer och tjänstemän. All personal inom skogsvård, produktion och logistik har gått igenom utbildningen. I region Mitt har man även involverat köpavdelningen i utbildningssatsningen. Redan nu börjar skillnader i förståelse för varandras verksamheter synas mellan olika funktioner. Anders Svensson, logistikchef tar upp ett klassiskt irritationsmoment i traktdirektiven – trångt avlägg.
– I en sådan här situation är det lätt att tänka att om jag varit ansvarig hade jag gjort på ett annat sätt. Men ofta har man inte hela bilden. Det kan vara så att det helt enkelt inte fanns något avlägg någon annanstans, att alla markägare runtomkring blivit kontaktade men att det ändå inte gått att hitta en annan lösning. Men det vet vi aldrig om vi inte talar med varandra, säger han.
Dialogarbetet har gett resultat för samarbetet i stort.
– Jag märker en klar attitydförändring. Det finns en kraft idag, och en positivitet kring arbetet. Det känns väldigt bra att vi på kort tid ser effekter, även om detta är ett långsiktigt arbete, säger Hans Ångman.
Köpare belönas också för kvalitet
Inför 2020 definierades kvalitativa mål för vireksköpare den årliga verksamhetsplanen. Dessa följs kontinuerligt under månadssamtal med varje medarbetare. Det betyder att utöver kvantitativa mål, som inköpt volym, inkluderar samtalen även de kvalitativa målen: samarbete och traktdirektiv.
– Dialogen är jättebra för att identifiera vilka som är de viktiga överlämningspunkterna, säger Fredrik Bäckström Nilsson som är köpchef i Uppland och fortsätter:
– Ett bra verktyg för att nå våra mål är just samtalsstrukturen för utvärdering och feedback på utfört arbete som vi använder vid våra månadssamtal.
Arbetsgrupper har startats med fokus på bättre traktdirektiv och Magnus Aretorn ser positivt på framtiden.
– Det känns hoppfullt och jag hoppas det vänder nu. Även i praktiken, säger han.